VvE Vereniging van Eigenaren
Een Vereniging van Eigenaren (VvE) is van rechtswege opgericht bij het passeren van de splitsingsakte bij de notaris. Bij de aankoop van een appartementsrecht wordt de koper automatisch lid van de VvE. De splitsingsakte heeft tot doel meer duidelijkheid te verschaffen over diverse zaken die de Vereniging van Eigenaren aangaan. Het betreft hier geen vrijblijvend geheel maar een juridisch stuk waaraan de leden, maar ook de beheerder, zich dienen te conformeren.
In de akte zijn o.a. de navolgende zaken opgenomen:
1. Appartement / Indexnummers
De appartement- / indexnummers zijn door de notaris vastgesteld nummers, welke aan ieder appartement gekoppeld zijn. Bij ieder indexnummer hoort een breukdeel. Dit breukdeel wordt meestal door de aannemer / opdrachtgever in overleg met de notaris vastgesteld. Afhankelijk van de grootte van het appartement zal ook het breukdeel groter of kleiner zijn. Hoe groter het breukdeel hoe groter ook de bijdrage van het betreffende lid aan de kas van de Vereniging van Eigenaren zal zijn. Iedere VvE heeft een eigen bankrekening waarop de gelden gestort worden. Ook worden van deze rekening de betalingen gedaan aan de bedrijven die werkzaamheden voor de VvE verrichten.
2. Stemmenaantal
Bij ieder appartementsrecht behoort ook een zogenaamde stem. Afhankelijk van de grootte van het appartementsrecht worden er één (1) of meerdere stemmen toegekend. De notaris bepaalt bij het opstellen van de splitsingsakte het totale stemmenaantal. Het komt voor dat, ongeacht de grootte, ieder appartementsrecht één (1) stem krijgt.
3. Stemverhoudingen / Vergaderbesluiten / Vergaderingen
Als er vergaderbesluiten genomen moeten worden, bijvoorbeeld over onderhoud of de jaarcijfers, dan zal dit tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) die normaal gesproken één (1) keer per jaar plaatsvindt besproken worden. Op de agenda waar alle te bespreken punten vermeld zijn, staat ook de punten onderhoud en jaarcijfers vermeld. Tevens zal er voor het onderhoud een advies aan de ledenvergadering worden gegeven op basis van meerdere offertes. Dit advies zal op de vergadering besproken worden. Veelal worden de offertes vooraf met het bestuur c.q. technische commissie (TC) besproken om tot een eensluidend advies aan de vergadering te komen. Om een rechtsgeldig besluit te kunnen nemen moeten er voldoende stemmen aanwezig zijn, dan wel dienen de leden die niet aanwezig zijn een volmacht af te geven zodat hun stem niet verloren gaat. Als er onvoldoende stemmen ter vergadering aanwezig zijn kunnen er geen vergaderbesluiten genomen worden. De splitsingsakte geeft precies aan hoeveel stemmen er minimaal ter vergadering aanwezig dienen te zijn en welk aandeel hiervan noodzakelijk is om tot besluitvorming over te kunnen gaan. Als een vergadering niet door kan gaan vanwege het feit dat er te weinig stemmen zijn zal er een nieuwe vergadering uitgeschreven moeten worden. Dit zal minimaal twee (2) weken na de eerste vergadering doch uiterlijk binnen zes (6) weken na deze vergadering plaats dienen te vinden. Tijdens de tweede vergadering kunnen er besluiten genomen worden ongeacht het aantal aanwezige stemmen. Wel moeten de leden zich realiseren dat een tweede vergadering altijd geld kost. Er moet veelal extra zaalhuur betaald worden en de beheerder brengt extra kosten in rekening etc etc.
4 Begroting / Betaling van de ledenbijdragen
Om de ledenbijdrage te kunnen bepalen zal er tijdens de eerste ledenvergadering door de beheerder een begroting aan de leden gepresenteerd worden. Op deze begroting staan alle posten vermeld die op het gebouw van toepassing zijn. Wij noemen hier bijvoorbeeld verzekeringen, honorarium beheerder, reservering groot onderhoud, liftonderhoud, schoonmaakcontract etc. Aan de hand van deze begroting wordt de ledenbijdrage bepaald. Dit gebeurt conform het breukdeel dat bij het betreffende appartement hoort. Dus de eigenaar van een groot appartement betaalt, over het algemeen, meer dan de eigenaar van een klein appartement.
De leden zullen dus tijdens de vergadering de begroting goed of afkeuren. Indien deze goedgekeurd wordt is vanzelfsprekend ook de maandbijdrage goedgekeurd. Jaarlijks zal de begroting aangepast worden. De leden kunnen besluiten om de maandbijdrage niet te verhogen hetgeen betekent dat er, rekening houdend met inflatie en prijsstijgingen, eigenlijk te weinig gereserveerd wordt.
5. Betalingen / Incassoprocedures
Zoals reeds eerder vermeld worden de maandbijdragen bepaald aan de hand van de begroting. Deze maandbijdragen behoren in principe aan het begin van iedere maand op de bank- of girorekening van de Vereniging van Eigenaren bijgeschreven te zijn. Mocht een lid niet aan zijn of haar betalingsverplichting jegens de VvE voldoen dan zal de beheerder het betreffende lid een briefje sturen met vriendelijk verzoek alsnog te betalen. Als er wederom niet betaald wordt volgt er nog een brief en bij geen gehoor wordt de deurwaarder ingeschakeld. In principe moet het niet zover komen.
6. Financiële administratie / Kascommissie
De beheerder behoort een deugdelijke financiële administratie te voeren en de gelden van de VvE te bewaken. Jaarlijks dient de beheerder aan de leden van de VvE verantwoording af te leggen over het gevoerde financiële beleid. Tijdens de Algemene Ledenvergadering is het gebruikelijk dat een kascommissie wordt benoemd. De vergaderingen behoren plaats te vinden in de periode januari / juni van het jaar opvolgend aan het boekjaar tenzij er een boekjaar is vastgesteld welke niet gelijk loopt met het kalenderjaar.
7. Algemene delen
Het onderhoud van de algemene delen wordt door alle eigenaren betaald. Eventuele afwijkingen hierin zijn opgenomen in de akte. Zoals reeds eerder vermeld zijn in de begroting alle kosten opgenomen, welke te maken hebben met dit onderhoud. Onder de algemene delen vallen bijvoorbeeld de buitenmuren, de kozijnen, het dak, de entree, galerijen, liften, binnenhallen etc etc.
8. Vorming bestuur
Uit de leden wordt een bestuur gekozen. Dit bestuur bestaat meestal uit een oneven aantal personen. Tenzij de akte anders vermeldt. Uit het bestuur wordt een voorzitter gekozen. Afhankelijk van de grootte van de VvE zal het bestuur uit drie (3) of meer personen bestaan (voorzitter, secretaris, penningmeester). Over het algemeen wordt er ook een TC benoemd die echter geen deel uit maakt van het bestuur. De beheerder zal regelmatig contact onderhouden met het bestuur en de dagelijkse gang van zaken aangaande de VvE met hen bespreken. Ook het plannen van de ALV en de hiermede gepaard gaande zaken worden met het bestuur overlegd.
9. Spelregels
De leden van de Vereniging van Eigenaren hebben zich aan de spelregels te houden zoals deze in de akte zijn omschreven.
10. Model Splitsingsreglement / Huishoudelijk Reglement.
Het model splitsingsreglement is een aanvulling op de splitsingsakte. In deze akte wordt ook verwezen naar dit model. Veel VvE’s hebben extra regels vastgesteld, welke in een huishoudelijk reglement worden vastgelegd. Dit huishoudelijk reglement moet door de leden goedgekeurd worden.
11. Beheerder
De beheerder wordt door de ALV aangesteld. De beheerder zal zich inzetten om de zaken van de VvE naar beste kunnen uit te voeren en verantwoording aan de ALV afleggen omtrent het door haar gevoerde beleid.
